«П`ять І», або як вже сьогодні поліпшити життя архівів

Доля українських архівів постійно перебувала десь на периферії уваги більшості громадян і виходила на перший план лише при необхідності: підтвердити стаж роботи, родинні зв’язки, провести пошук предків тощо.

Зростання активності українців у соціальних мережах та збільшення попиту на дослідження родинної історії, генеалогії призвели до появи профільних груп на Фейсбук і тематичних форумів, де користувачі архівних послуг, дослідники та архівісти, мають можливість обмінюватися думками та обговорювати важливі теми.

Архівні установи України сьогодні відвідує значна група людей – до 30 тис. користувачів на рік. На порядок більше людей працюють з архівами віддалено: надсилають запити на отримання довідки, витягу чи копії.

Для користувачів очевидним є кризовий стан більшості українських архівів та архівної галузі загалом. Сховища критично заповнені, значна частина перебуває в старих будівлях, де, як правило, не забезпечені умови зберігання запоказниками вологості і температури.

Пліснява-грибок щодня "зжирає" сторінки давніх рукописів. Рядові співробітники, як справжні фанати справи, перевиконують планові показники роботи на тлі слабкого технічного оснащення та, часто, під керівництвом людей без профільної історичної чи архівознавчої освіти.

Протягом десятиліть в архівній справі нормою стало призначення на керівні посади чиновників передпенсійного віку, які до того жодного місяця не працювали в архівах, навіть як дослідники. На початку 21 століття показник оцифрування документів в найкращих архівах України сягає максимум 5 %,а в багатьох архівах відсутня будь-яка сканувальна техніка. Документообіг та облік ведуться за паперовими формами і переповнені зайвою дублюючою звітністю. І це лише загальні риси становища архівів. 

Архівна картотека. Фото: ГДА СБУ (2015 р.)

Керівництво служби та окремих установ резонують як мантру виправдання на кшталт "Нестача коштів", "Залишкове фінансування архівів" і таке інше. Не відкидаючи необхідності збільшення асигнувань держбюджету в архівну справу, в цій невеликій статті маю намір описати ті заходи, які можна реалізувати навіть в нинішніх умовах і тим суттєво покращити ситуацію в архівній справі.

Без додаткових витрат з бюджету, за ініціативи керівництва служби та директорів архівів можна вже сьогодні багато чого змінити. Ці кроки до поліпшення зведені воєдино, за першими літерами принципів отримали назву Концепція "П’ять І".

Вона, як єдиний задум потребує окреслення основних принципів, на яких має базуватися робота українських архівів. Методи та шляхи реформування можуть варіюватися, головне – це мати образ українського архіву, який хочемо отримати в ідеалі.

Враховуючи особистий, український і відомий міжнародний досвіди, виникла Концепція архіву "П`ять І". В загальних рисах вона зводиться до такого:

Ініціативність

Принцип говорить про те, що навіть в сучасних умовах недофінансування архівів та недосконалої нормативно-правової бази є приклади позитивного розвитку установ за окремими напрямами.

Багато в чому це ініціатива фахових керівників: комусь вдаються цікаві пересувні та онлайн виставки документів (наприклад Державний архів Київської області), хтось чудово співпрацює зі ЗМІ (цикли радіопередач "Архівні знахідки" та телепередач "Архівна Одіссея" Державного архіву Одеської області).

Деякі архіви знаходять можливості технічного переоснащення та запровадження цифрових технологій за рахунок благодійників та аутсорсингу. 

Фото: ГДА СБУ (2015 р.)

Близько десятка обласних та центральних архівів викладають великі масиви описів он-лайн, деякі "сміливці" навіть, колекції документів. Більшість цих локальних успіхів відбулись не завдяки, а часто на противагу заходам Державної архівної служби України (Укрдержархіву), яка намагається максимально централізувати активність архівних установ особливо у царині міжнародних контактів.

Безумовно, що майбутні українські архіви мають розвиватися, проявляти ініціативу, а Укрдержархів, як мінімум, не заважати їм в цьому, залишивши за собою функції контролю, аналізу та розповсюдження передового досвіду.

Інформатизація

Кількість одиниць зберігання в архівах щороку збільшується, а штатні розписи установ постійно скорочуються. Отже на одного архівіста припадає все більше і більше роботи.

Хоча на це часто жаліються керівники архівів і апелюють до цього факту, як до однієї з головних причин архівної кризи, на мій погляд ця ситуація є нормальною.

Убезпечення архівів від справжнього колапсу і фактичної неможливості виконання основних функцій можливе лише при нагальній інформатизації. Для прикладу: кожен архів наприкінці року впадає у місячний цейтнот, готуючи річний звіт-план, ця паперова звітність паралізує роботи усіх відділів.

Укрдержархів також полюбляє запитувати квартальні, піврічні звіти, імітуючи активну діяльність. Державні архіви мають негайно вводити систему внутрішнього електронного документообігу, звітності та обліку документів.

Існують програмні продукти, які дають змогу виводити звіт за лічені секунди натисканням однієї клавіши, і це те, що мало бути впроваджено в архівах ще вчора.

Інновації

Окрім інформатизації внутрішніх процесів, архіви безперечно мають стати сучасними. Архів "П’ять І" не можна уявити без різних модернових практик, які можна назвати одним словом – інновації.

Безперечно основним має бути стратегія "digitalarchives" ("цифрові архіви") з системними рішеннями сканування, збереження та репрезентації цифрових копій документів (в тому числі в Інтернет). Український портал "Шукай в архівах", залишається лише на стадії проекту, в той час як польський аналог, вже приніс багато користі українським дослідникам. 

Оцифрування документів. Фото: ГДА СБУ (2015 р.)

Незважаючи на стан речей на загальноукраїнському рівні, архівам слід постійно впроваджувати приємні та зручні для дослідників сервіси: зони WiFi, банківські термінали для оплати архівних послуг карткою, сенсорні інформаційні панелі які працюють в режимі 24/7, мобільні додатки тощо.

Окрім того, навіть в форматі тестового використання, архівами мають залучатися нові зразки обладнання та реставраційних матеріалів, сканувальної техніки тощо.

Інтернаціональний (міжнародний) досвід та зв’язки

Застосування інновацій неможливе без постійного моніторингу закордонного досвіду та програм обміну. Світ змінюється та живе в новій інформаційній епосі. Життя в інформаційному суспільстві передбачає те, що інформація є цінним ресурсом.

Архівна інформація, яка за своєю суттю та за невеликими виключеннями, є унікальною (нетиражованою) інформацією може стати джерелом сталого надходження інвестицій в архівну справу через угоди міжнародної співпраці.

Національний архівний фонд України є частиною історії багатьох європейських, і не тільки, народів. Укрдержархів має підтримувати архіви у пошуках грантів та іноземних партнерів, сам проводити відповідну роботу із пошуку зацікавлених наукових та культурницьких установ.

Україна має досвід співпрацізі створення цифрових копій документів для FamilySearch (США), Музею Голокосту (США), Польського інституту нацпам’яті та інших організацій (були роки тісної співпраці, але присутні і невмотивовані заборони Укрдержархіву на співпрацю з окремими установами). 

Фото: ГДА СБУ (2015 р.)

Подібні угоди про співпрацю потенційно можуть влити в українську архівну справу десятки мільйонів доларів США інвестицій: зокрема, це закупівля та передача сучасної цифрової техніки, оплата праці спеціалістів (частина яких наразі викинуті на вулицю після "оптимізації" штату), компенсація витрат архіву.

Крім того, архівам залишаються копії, які складають фонд користування, забезпечуючи вільний доступ українських громадян до архівної інформації та одночасно збереженість оригіналів.

Інтегрованість

Врешті останній пункт, але не останній за важливістю – це принцип інтегрованості. В умовах інформаційної війни архівні документи грають роль останнього аргументу під час руйнування історичних міфів, які часто плодить країна-агресор.

Громадянське суспільство має стати гарантом належної уваги держави до архівної сфери, водночас, цю довіру архіви мають заново відвоювати. Застосувати всі попередні принципи і максимально залучати громадськість до проектів у форматі волонтерства (як приклад: виставити описи фондів або масове джерело у вільний доступ для можливої індексації документів охочими дослідниками), реальною стане допомога архівам у форматі краудфандингу та краудсорсингу.

На міжнародному рівні Укрдержархів має сприяти інтегрованості національного архівного фонду у європейський культурний простір, наприклад представити українські архівні колекції в Європіані – найбільшому культурному проекті Європи, де вже взяло участь більше 2 тис. установ пам’яті і, наскільки мені відомо, жоден український архів. 

Фото: ГДА СБУ (2015 р.)

Варто відзначити, що восени 2017 року колекція документів українських архівів про Чорнобильську трагедію 1986 року була включена до програми "Пам’ять Світу" ЮНЕСКО. Однак, це досягнення важко назвати проривом української "архівної дипломатії", навпаки, це більше нагадує використання старих компартійних зв’язків.

Справа в тому, що сертифікат про включення до програми "Пам'ять Світу" був підписаний в останні тижні каденції на посаді гендиректорки ЮНЕСКО Ірини Бокової, відомої болгарської комуністки (пізніше соціалістки) зі стійким шлейфом корупційних скандалів, яка неодноразово була звинувачена у підтримці режимів В. Путіна та його сателіта Б. Асада.

Інші факти говорить про те, що керівництво Укрдержархіву все ще залишається в орбіті Росархіва та, як це було раніше, далі продовжує копіювати тенденції та нормативні акти "старшого брата".

Зокрема, активісти знаходять дивовижну схожість репресивних, заборонних пунктів скандального, нещодавно затвердженого українського "Порядку користування архівними документами…" 2018 року та його російського попередника кінця 2017 року.

Ці кроки є вкрай обурливими та цинічними, бо окрім етичного питання – чи варто переймати російський архівний досвід в часи агресії путінського режиму, на практиці теж не зрозуміло, що корисного принесе Україні це мавпування?

Справа в тому, що вже як мінімум 3 роки Росія не може слугувати зразком архівної реформи: в той час як Україна за прикладом центральноєвропейських країн законодавчо відкривала доступ до архівів радянських спецслужб, лібералізувала доступ до документів, в Росії продовжується тотальне засекречування та навіть цільове знищення історичних документів. Тому гасло "Геть від Москви" в 2018 році все ще актуально для української архівної системи.

Висновок

Принципи "П’ять І" дозволять архівним установам України, громадянському суспільству, державі та міжнародним культурницьким установам розподілити ролі та створити ефективну модель архіву.

Міжнародні та національні проекти співпраці забезпечать системні процеси реставрації таоцифрування документів. Копії документів, в першу чергу найбільш затребуваних (які містять генеалогічну інформацію), мають бути викладені архівами та національними (іноземними) партнерами у відкритий доступ, тим самим зменшуючи навантаження на архіви в частині виконання запитів.

Волонтери долучаться до індексації документів та створення баз даних. А держава зобов’язана буде забезпечити архіви необхідною матеріально-технічною базою (питання приміщень на першому місці) та паритетною оплатою праці архівістів.

Всі ці принципи досить реально втілити в архівній сфері, в окремих випадках, частина кроків, вже зроблена. Сподіваюсь, що концепція "П’ять І" спровокує широку архівну дискусію, а після зауважень та пропозицій, стане базою для формування так званої "Білої книги" архівної реформи в Україні. Необхідність такої реформи давно назріла.

Читайте також:

Quo vadis? Крок уперед, два назад. Стрибок у прірву?